Se refiere a la información confidencial de una empresa como, por ejemplo, sus métodos de producción, estrategias de negocios, fórmulas, recetas, software, diseños, bases de datos de clientes y proveedores y toda aquella que cumple con las características que veremos más adelante.
El secreto empresarial es la información reservada que te permite mantener una ventaja competitiva en el mercado. Este tipo de información es valiosa para la empresa o para el proyecto y, por lo tanto, es importante protegerla de ser revelada a terceros no autorizados o por medios no adecuados.
¿Cuáles son las características que debe cumplir la información confidencial para ser considerada secreto empresarial?
- Que sea secreta.
- Que tenga valor comercial por ser secreta.
- Que se hayan tomado todas las medidas de protección para mantenerla secreta.
¿Cómo identifico que tengo un secreto empresarial?
Existen varios indicadores que pueden ayudar a identificar si tiene información confidencial que puede ser considerada como un secreto empresarial. Algunas preguntas que puedes hacerte son:
¿Es valioso para mi empresa o proyecto?
Si la información te da una ventaja competitiva en el mercado o te permite generar ingresos de manera significativa, es probable que sea considerado un secreto empresarial.
¿La información es única?
Si la información no se puede encontrar fácilmente en el mercado, probablemente estemos hablando de un secreto empresarial.
¿Cuántas personas tienen acceso a la información?
Si la información solo la compartes con un pequeño grupo de personas y no permites que se comparta con terceros no autorizados, es probable que sea considerada un secreto empresarial.
¿Es de difícil reproducción?
Si la información es algo que te ha tomado un gran esfuerzo para desarrollar o adquirir y no es fácil de replicar por otras empresas, es probable que sea considerada un secreto empresarial.
Ten en cuenta que no necesariamente tienes que cumplir con todos estos indicadores para que la información deba ser considerada un secreto empresarial y tampoco están todos los que deberían ser. El tipo de información está completamente vinculada al modelo de negocio. Por esta razón es importante hacer un análisis y evaluación de tus procesos, actividades y/o información, para establecer cuál de ella debe ser considerada como secreto empresarial y que, en efecto deba ser protegida.
¿Cómo se protege el secreto empresarial?
Hay varias formas de proteger el secreto empresarial y son válidas todas las que te imagines, siempre que se cumpla el propósito de salvaguardar la información. Algunas de ella pueden ser:
Contratos de confidencialidad
Estos documentos obligan a las personas que tienen acceso a la información confidencial de una empresa a mantenerla en secreto y a no revelarla a terceros. La recomendación es incorporar en los contratos cláusulas de confidencialidad y suscribir compromisos o acuerdos de confidencialidad (dependiendo de cada caso) cuando suministres información relevante para la empresa o para el proyecto.
Seguridad digital
- Configuración de contraseñas y encriptación: estas pueden ayudar a evitar que terceros no autorizados accedan a la información confidencial de tu empresa.
- Acceso de usuario restringido: establecer un sistema de acceso de usuario que permita solo a ciertas personas acceder a la información confidencial.
- Control de versiones: utilizar un sistema de control de versiones para registrar y controlar las modificaciones realizadas en la información confidencial.
- Copias de seguridad: crear copias de seguridad de la información confidencial en caso de pérdida o destrucción accidental.
- Uso de software y servicios de seguridad: usar firewalls, antivirus y antispam, para proteger la información de posibles ataques.
- Análisis de actividad de red y registro: servirá para identificar patrones anómalos en el uso de la red y detectar actividad sospechosa.
- Uso de soluciones de gestión de identidades y acceso: sirve para controlar quién tiene acceso a qué información.
- Uso de mecanismos de autenticación de dos factores: sirve para reforzar la seguridad de las cuentas de los usuarios.
En términos de seguridad informática, puedes estar registrado en plataformas como, por ejemplo, INCIBE en donde te podrás enterar de ataques de ciberseguridad registrados por esta plataforma.
Seguridad física
- Acceso restringido a áreas: establecer un sistema de acceso que permita solo a ciertas personas entrar en las áreas donde se almacena la información confidencial. Se podrá también reforzar las cerraduras y los sistemas de seguridad para evitar el acceso fácil a la información.
- Cámaras de seguridad: instalar cámaras de seguridad para monitorear y grabar la actividad en las áreas donde se almacena la información confidencial.
- Almacenamiento seguro: almacenar la información confidencial en un lugar seguro, como una caja fuerte o una sala de seguridad.
- Destrucción segura: destruir la información confidencial de manera segura cuando ya no la necesites, para evitar un posible uso indebido.
- Registro de acceso: llevar un registro de las personas que tienen acceso a la información confidencial y de cuándo lo hicieron.
Políticas internas
Elaborar e implementar una política que ayude a regular el acceso y el uso de la información confidencial. Esta política debe establecer aspectos como: procedimientos para la identificación de la información secreta, medidas de protección, responsables del manejo de la información, manejo de incidentes de seguridad como violaciones de seguridad o la pérdida de información confidencial y monitoreo de la información y de las medidas de protección adoptadas, con el fin de establecer su pertinencia y vigencia.
Es importante mencionar que estos son solo algunos ejemplos de formas de proteger el secreto empresarial, no es una lista completa. Cada medida de seguridad tiene sus propias fortalezas y debilidades, y puede ser mejor para algunas empresas o proyectos que para otras. Por eso, es importante evaluar cuáles son las necesidades específicas, el tipo de información que manejas en tu empresa o proyecto y de acuerdo con esto, implementar las medidas de seguridad adecuadas para proteger tu secreto empresarial.
Recuerda que puedes escribirnos a través de nuestros canales de atención para solucionar cualquier inquietud y para apoyarte en la identificación y protección de tu información confidencial y/o secreta.
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